Trước hết cán bộ lưu trữ thực hiện tốt việc thu tài liệu về quản lý tại kho lưu trữ. Từ năm 2010 đến nay, đã thu về Kho lưu trữ 250 cặp tài liệu từ Thường trực Huyện uỷ, các Ban, Văn phòng Huyện uỷ, các cấp uỷ cơ sở và Mặt trận, các đoàn thể huyện, số lượng tài liệu lưu trữ trong kho ngày càng tăng, tính đến nay, số phông tài liệu lưu trữ là 35 phông và đã chỉnh lý 1.932 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn bao gồm các phông: Hàm Thuận Bắc, các Ban, Văn phòng Huyện uỷ, các cấp uỷ cơ sở và Mặt trận, đoàn thể huyện.
Sau đó, cán bộ lưu trữ sắp xếp, bảo quản tài liệu ở kho lưu trữ một cách tỉ mỉ, cẩn trọng. Trong 2 năm (2010-2011), kho lưu trữ được trang bị 300 hộp đựng hồ sơ, 2.000 bìa hồ sơ, lắp đặt 5 kệ sắt, 500 cặp ba dây và một số văn phòng phẩm khác trị giá gần 40 triệu đồng. Việc sắp xếp, bảo quản tài liệu trong kho bảo đảm khoa học, an toàn, giữ gìn bí mật tài liệu. Quy trình tổ chức xét huỷ tài liệu chặt chẽ, đúng quy định.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ được đẩy mạnh. Năm 2010, hoàn thành việc xây dựng CSDL Văn kiện Đảng bộ huyện (khoá IX) trên mạng nội bộ, với 1.006 văn bản, 4.638 trang; từ tháng 7/2010 đến nay tiếp tục cập nhật CSDL văn kiện Đảng bộ huyện (khoá X) với 401 văn bản, 1.648 trang và cập nhật được 1.540 hồ sơ vào CSDL MLHS lưu trữ (Phụ lục số 11); nâng tổng số đã cập nhật đến nay là 2.052 Văn kiện Đảng với 10.613 trang; 3.312 CSDL MLHS; đáp ứng yêu cầu khai thác, trao đổi thông tin trên mạng nội bộ.
Chính nhờ làm tốt công tác lưu trữ với số lượng lớn tài liệu cả quá khứ và hiện hành được lựa chọn, sắp xếp, lưu giữ, ngăn nắp, khoa học đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực, Thường vụ Huyện uỷ, phục vụ có hiệu quả việc xây dựng văn bản và tổ chức các Hội nghị sơ, tổng kết việc thực hiện chỉ thị, nghị quyết của Đảng; phục vụ công tác nghiên cứu biên soạn lịch sử Đảng; giải quyết chế độ chính sách đối với cán bộ. Từ đầu nhiệm kỳ đến nay kho lưu trữ huyện đã phục vụ hơn 200 lượt người với hơn 300 tài liệu.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lưu trữ vẫn còn những khó khăn, thiếu sót. Việc giao nộp tài liệu của một số cấp uỷ, Mặt trận và các đoàn thể còn chậm, chưa đáp ứng yêu cầu tập trung quản lý thống nhất tài liệu phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Điều kiện cần thiết bảo quản tài liệu lưu trữ ở kho lưu trữ chưa tốt. Diện tích kho so với khối lượng tài liệu lưu trữ hiện nay đã trở thành chật hẹp, nắng nóng, ảnh hưởng đến việc bảo quản tài liệu.
Để thực hiện tốt hơn nữa công tác lưu trữ trong thời gian tới, cần có sự quan tâm hơn nữa của Thường trực Huyện uỷ trong việc chỉ đạo các cấp uỷ cơ sở, Mặt trận, các đoàn thể thu nộp hồ sơ về kho lưu trữ và đầu tư thêm trang thiết bị cần thiết phục vụ bảo quản tài liệu; đồng thời đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải nêu cao hơn về tinh thần, trách nhiệm, cần mẫn trong công việc; đặc biệt phải ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, góp phần hiện đại hoá công tác văn phòng cấp uỷ, phục vụ tốt hơn nhu cầu khai thác thông tin cho cấp uỷ./.
Thu Hương.